Treść zadania

Dzień dobry, mam problem z rozwiązaniem zadania na studiach. Pilnie liczę na waszą pomoc. Z góry dziękuję.
„ZADANIA DO WYKONANIA – OPIS TEGO CO NALEŻY PRZYGOTOWAĆ”.


WYWIAD Z PRZEDSTAWICIELEM Z BRANŻY FMCG

Dziennikarz: Czy mógłbym mi Pan opowiedzieć na czym polega Pana praca? Jakie zadania musi Pan codziennie wykonać? Z czego jest Pan rozliczany?

Przedstawiciel handlowy: Moim kluczowym zadaniem jest opieka nad przypisanym do mnie sklepem (detalicznym punktem sprzedaży). Pod pojęciem „opieka” rozumiem dwa główne cele. Pierwszy to doprowadzenie do tego, aby w danym sklepie znajdowały się (odpowiednio wyeksponowane oraz w odpowiedniej ilości) określone produkty, wchodzące w skład oferty mojej firmy. Drugi (oczywiście ściśle związany z pierwszym) to zapewnienie odpowiedniego poziomu zamówień na produkty mojej firmy, które dany sklep skieruje do współpracujących z nim dystrybutorów. Czyli podsumowując nadzór nad odpowiednim poziomem sprzedaży naszych produktów w wybranych sklepach detalicznych.

Jestem oczywiście rozliczany z wielu aspektów mojej pracy, ale zdecydowanie najbardziej kluczowy jest poziom sprzedaży naszych produktów, jaki realizuje określony punkt detaliczny. Wszystkie inne zadania, jakie realizuję (także oceniane przez moich przełożonych) mają pomóc mi w osiągnięciu założonego celu sprzedażowego (celu, który mam „rozpisany” na obsługiwane przeze mnie sklepy detaliczne).

Dziennikarz: Czyli współpracuje Pan z określoną grupą sklepów? Jak więc wygląda planowanie pracy na Pana stanowisku? Jakich potrzebuje Pan do tego informacji?

Przedstawiciel handlowy: Tak, centrala firmy decyduje jakie sklepy mam w danym okresie obsługiwać. Ten zbiór jest w miarę stały (w miesiącu zmieniają mi się średnio 1-2 sklepy – to znaczy, że przestaję obsługiwać/jeździć do określonego a zaczynam realizować wizyty w nowo wskazanym przez centralę). Obecnie mam przypisanych do siebie około 120 sklepów. Większość z nich odwiedzam w trybie dwutygodniowym (czyli raz na dwa tygodnie). Resztę raz w miesiącu. Swoją pracę planuję w trybie tygodniowym. Na koniec tygodnia przygotowuję plan wizyt na poszczególne dni następnego tygodnia (wskazuję konkretne sklepy, które planuję odwiedzić w określone dni – a nawet godziny). Na każdy dzień staram się ułożyć świadomie kolejność odwiedzin w poszczególnych punktach. Wynika ona głównie z dwóch czynników: z lokalizacji poszczególnych sklepów – staram się tak układać trasę, aby odległości pomiędzy poszczególnymi sklepami odwiedzanymi w danym dniu były jak najmniejsze; oraz z kategorii/znaczenia sklepu w procesie sprzedaży – czyli jakie mam w nim zadania do wykonania, jaki poziom sprzedaży (w ramach mojego planu) realizuje dany sklep. Moim zadaniem jest praca według przygotowanego i zatwierdzonego planu tygodniowego. Oczywiście w określonych, zasadnych warunkach możliwe są jego zmiany i modyfikacje. Jeżeli np. okaże się, że w innym niż zaplanowanym na dziś sklepie mam „do obsłużenia sytuację awaryjną”, albo po prostu jest korek i nie dam rady dojechać na umówione spotkanie, mogę zmienić kolejność moich wizyt. Muszę to jednak zaraportować mojemu przełożonemu.

Przygotowując mój plan pracy (w naszej branży nazywa się to „trasówką”) powinienem uwzględnić szereg danych historycznych opisujących planowane do odwiedzenia sklepy. Informacje, które są dla mnie szczególnie interesujące i przydatne to między innymi: historia zamówień danego sklepu na produkty mojej firmy (co, kiedy i w jakiej ilości zamawiał?), historia poprzednich wizyt (czyli jakie zadania były realizowane w danym sklepie, co było badane, jakie były ustalenia, itp.), cele sprzedażowe jakie mam zdefiniowane dla danego sklepu (czyli na ile jest on istotny w moim miesięcznym planie sprzedaży), bieżący poziom realizacji ww. celu, przypisane do danego sklepu aktywności promocyjne, podpisane z nim kontrakty, itp.

Ważne jest to, że nie można skutecznie planować swojej pracy (w moim przypadku wizyt) bez dostępu do tego typu danych. Danych, które mogę szybko przeanalizować (w różnych wymiarach), porównać (w okresach, w stosunku do innych moich klientów).

Dziennikarz: Z tego co Pan mówi wynika, że Pana klienci są w pewien sposób skategoryzowani. W danym czasie jedne sklepy są dla Pana z określonych powodów bardziej istotne niż inne. Co oczywiście może się za jakiś czas zmienić. Rozumiem, że w zależności od zadań jakie zleca Panu centrala firmy odwiedza Pan dany sklep częściej lub rzadziej; i tego samego dnia w ramach wizyty w jednym sklepie może Pan realizować zupełnie inne zadania niż w innym?

Przedstawiciel handlowy: Dokładnie. Oczywiście budując mój plan pracy, układam nie tylko listę sklepów do odwiedzenia na dany dzień, ale także planuję zadania, jakie mam wykonać w danym dniu, w danym sklepie. Tak jak Pan zauważył te zadania mogą się w ramach różnych wizy znacząco od siebie różnić.

Dziennikarz: Od czego wiec zależy to, co ma Pan zrobić określonego dnia w danym sklepie?

Przedstawiciel handlowy: Generalnie od dwóch zmiennych. Od tego jakie w danym okresie zadania zaplanowała centrala firmy – i czy dotyczą one konkretnego sklepu. Mogą być to na przykład akcje promocyjne, działania związane z wprowadzeniem na rynek nowego produktu, badanie obecności konkurencji w wybranych punktach detalicznych, czy wreszcie zlecenie sprawdzenia standardu ekspozycyjnego naszych produktów w określonym sklepie (w ramach zawartego z tym sklepem kontraktu). Oraz od tego (to ta druga zmienna) jaki poziom realizacji mojego planu sprzedaży mam w danym dniu zaewidencjonowany w danym sklepie oraz na ile ten sklep jest ważny w ww. planie. Jeżeli widzę, że wszystko idzie „zgodnie z planem” zazwyczaj realizuję zadania standardowe, nie zwiększam częstotliwości wizyt. Jeżeli jednak wiem, że plan może być zagrożony (a jednocześnie mam świadomość tego, ile wart jest ten sklep w moim planie globalnym), wtedy zwiększam częstotliwość wizyt oraz „kombinuję” co zrobić, aby zaktywizować sprzedaż. Czasem może być to zaoferowanie lepszej ceny na określony produkt, kiedy indziej akcji promocyjnej uwzględniającej możliwość pozyskania produktów dodatkowych, tzw. „gratisów”, kiedy indziej wstawienie palety z produktami promocyjnymi lub po prostu dobra rozmowa z kierowniczką sklepu (w trakcie której uda mi się udowodnić, że sprzedaż moich produktów jest dla niej po prostu opłacalna).

Dziennikarz: Jak więc wygląda Pana typowa wizyta w sklepie?

Przedstawiciel handlowy: To oczywiście zależy od tego, kiedy i w jakim sklepie. Uogólniając można jednak powiedzieć, że składa się ona z kilku istotnych elementów. Najpierw (jeszcze przed wejściem do sklepu) sprawdzam, jakie mam do zaoferowania (w tej kategorii sklepów) akcje promocyjne, czy są dla niego aktywne jakieś programy lojalnościowe, czy i w jakiej ilości mogę przekazać określone materiały reklamowe.

Następnie (już w sklepie) staram się sprawdzić, jak wygląda standard ekspozycji moich produktów „na półce”. Oczywiście nie robię dla całej mojej oferty (nasza firma oferuje ponad 150 pozycji produktowych), ale wyłącznie dla tych produktów, które są priorytetowe w tej kategorii, do której jest przypisany ten sklep. Rejestruję, więc czy ułożenie produktów na półce (ich pozycja oraz liczba) jest zgodna (na ile %) z określonym przez centralę mojej firmy standardem. Zapisuję liczbę produktów obecnych na poszczególnych półkach oraz w innych miejscach ekspozycyjnych. W następnym kroku sprawdzam poziom cen detalicznych naszych produktów. Zapisuję ceny wybranych pozycji produktowych. Jeżeli uporałem się już z badaniem dotyczącym moich własnych produktów mogę przejść do kolejnego kroku wizyty, czyli do badania obecności kluczowych konkurentów. Czyje oraz jakie produkty mam badać zawsze określa (na dany czas) centrala mojej firmy. Tak więc dokonuję dla wybranych produktów konkurencyjnych analizy podobnej, jaką chwilę wcześniej realizowałem w odniesieniu do własnej oferty. Badam i zapisuję liczbę produktów konkurencyjnych obecnych na poszczególnych miejscach ekspozycyjnych (głównie półkach), ewidencjonuję ich cenę detaliczną, zapisuję jakie działania promocyjne realizują w tym sklepie określeni konkurencji (oraz dla jakich produktów).

Następnie sprawdzam, czy sklep wywiązuje się z warunków podpisanego z naszą firmą kontraktu. Analizuję czy prawidłowo zamieszczone jest oznakowanie naszych produktów, rozmieszczone w sklepie materiały reklamowe, czy sprzedawcy w sklepie odpowiednio informują klientów na temat naszych produktów, itp. Wszystkie te informacje zapisuję w specjalnie przygotowanych formularzach.

Kiedy uporam się z działaniami audytowymi zazwyczaj przechodzę do drugiej (najważniejszej) części wizyty, czyli do rozmowy handlowej z kierowniczką sklepu (w 90% przypadków jest nią kobieta). Do tej rozmowy powinienem się oczywiście wcześniej przygotować. Tak jak zaznaczyłem wcześniej, ważne jest abym wiedział jaka była historia zamówień danego sklepu, poprzednie stany magazynowe moich produktów, poziom zainteresowania określonymi typami akcji promocyjnych oraz żebym był w stanie przenalizować i wyciągnąć wnioski z badania, które przeprowadziłem tu kilka minut wcześniej. Na bazie wszystkich tych danych powinienem przeprowadzić rozmowę handlową. Jej celem jest doprowadzenie do złożenia zamówienia przez sklep na oferowane przeze mnie produkty. Dlatego też zaczynam zazwyczaj od podsumowania ostatniego okresu współpracy. Pokazuję poziom rotacji wybranych produktów, prezentuję nasze nowości produktowe, omawiam warunki oferowanych przez nas akcji promocyjnych. W trakcie rozmowy ustalam ilość zamawianych produktów, warunki rabatowe, rodzaj i liczbę przekazywanych sklepowi materiałów promocyjnych/reklamowych (produktów gratisowych, próbek, gadżetów). Zebrane zamówienie przekazuję do dystrybutora, który wskazany został przez kierowniczkę sklepu jako podmiot odpowiedzialny za realizację. Rejestruję czas wizyty w danym sklepie (oraz poszczególnych, głównych zadań). Następnie raportuję do centrali firmy całość zebranych w trakcie wizyty informacji (zebrane zamówienia, efekty poszczególnych badań).

Dziennikarz: I na tym kończy się Pana wizyta? Co robi Pan następnie?

Przedstawiciel handlowy: W większości przypadków tak. Czasem mamy zlecane z centrali jakieś extra, dodatkowe zadania. Na przykład szersza ocena potencjału sklepu, działania coachingowe w stosunku do zatrudnionego w nim personelu, przygotowanie prezentacji jakiegoś produktu, analiza otoczenia rynkowego tego punktu, sprawdzenie czy w jego najbliższym otoczeniu nie ma innych, potencjalnie interesujących nas punktów detalicznych. Po zakończeniu danej wizyty wsiadam do samochodu i jadę do kolejnego sklepu znajdującego się na liście (w planie pracy na dany dzień).

Dziennikarz: A co się dzieje, jeżeli „zasiedzi się Pan” w kilku sklepach i nie starcza Panu czasu na odwiedzenie wszystkich planowanych z listy?

Przedstawiciel handlowy: Faktycznie czasem się to zdarza (ale oczywiście nie powinna być to reguła tylko wyjątek). Wtedy mogę wykonać tzw. „wizytę telefoniczną”. Czyli zadzwonić do danego sklepu, porozmawiać z kierowniczką i na podstawie tej rozmowy przygotować i przekazać (do dystrybutora) zebrane zamówienie. Taka wizyta zazwyczaj ogranicza się wyłącznie do zebrania zamówienia. Pomijane są jej inne standardowe elementy, typu badanie półki. Oczywiście raportując to do przełożonych muszę podać powód, dlaczego wizyta miała „charakter” telefoniczny.

Dziennikarz: Rozumiem, że powoli przechodzimy do podsumowania – mam więc pytanie o to co zobowiązany jest Pan raportować do swoich przełożonych, swojej centrali?

Przedstawiciel handlowy: Raportowanie wyników mojej bieżącej pracy jest bardzo ważnym obszarem prowadzonej przeze mnie działalności. Można powiedzieć, że dzieli się ono na kilka kategorii: raportowanie związane z planem pracy, raportowanie związane z danym detalicznym punktem sprzedaży (sklepem), raportowanie związane z realizacją przypisanego do mnie planu sprzedaży, raportowanie związane z poszczególnymi kategoriami produktowymi, promocjami, raportowanie dotyczące obecności konkurencji.

Mówiąc zaś konkretnie zobowiązany jestem do bieżącego raportowania praktycznie wszystkich aspektów mojej działalności. Muszę więc przygotować zestawienie efektów danej wizyty: w tym efekty poszczególnych zleconych badań (półka, ceny, obecność konkurencji, itp.), zebrane zamówienie, ustalenia poczynione z kierownikiem sklepu, itp. Następnie muszę podsumować to na poziomie całego dnia, tygodnia, miesiąca. Mój przełożony robi to analogicznie dla wszystkich podległych przedstawicieli i przekazuje tak zagregowane dane centrali. Tam odbywa się kolejny poziom „obróbki danych”, zestawiający dane z wszystkich działających na terenie kraju regionów.

Tak dla uzupełnienia muszę zaznaczyć, że oprócz tych wszystkich zadań, które wymieniłem dotychczas odpowiedzialny jestem jeszcze za kilka ważnych obszarów. Muszę zaplanować budżet na akcje promocyjne dla przypisanych do mnie klientów (kwoty na rabaty, wartości materiałów reklamowych), budżet na gadżety i materiały reklamowe, produkty gratisowe i próbki. Te ww. propozycje przygotowuje raz na pół roku a następnie przesyłam do akceptacji do mojej centrali. Po zaakceptowaniu oczywiście na bieżąco raportuję poziom realizacji poszczególnych akcji w określonych sklepach.

Dziennikarz: Serdecznie dziękuję za Pana czas i tak szczegółowe odpowiedzi. Przyznam, że przed tą rozmową zupełnie nie spodziewałem się, jak skomplikowana i trudna może być praca przedstawiciela handlowego.

Przedstawiciel handlowy: Dziękuję i do widzenia.

ZADANIA DO WYKONANIA

W oparciu o przestawiony powyżej materiał wykonaj następujące zadania:

1. Opisz proces biznesowy (praca przedstawiciela handlowego) zawarty w powyższym materiale:
1.1. Wymień i nazwij (opisz) kilka głównych kategorii działań realizowanych na stanowisku przedstawiciela handlowego.
1.2. Dla każdej w ww. głównych kategorii działań opisz poszczególne zadania operacyjne realizowane przez przedstawiciela handlowego.
1.3. Ww. kategorie oraz przypisane do nich zadania ustaw w kolejności ich realizacji przez przedstawiciela (uwzględniając ich następstwo czasowe).
1.4. Dla każdego zadania operacyjnego opisz:
1.4.1. Osobę (aktora), z którą przedstawiciel musi się skontaktować; 1.4.2. Zakres danych jakie musi zebrać/zaraportować;
1.4.3. Częstotliwość realizacji.